Nella maggior parte delle aziende che incontriamo l’intelligenza artificiale è già entrata, solo che non se n’è accorto nessuno.
Non è passata da una decisione: è passata dai telefoni delle persone, che hanno trovato uno strumento comodo e hanno iniziato a usarlo per lavorare, spesso con dentro documenti che non dovrebbero uscire dall’azienda.
Il problema non è che la squadra usi l’IA. È che la usa senza che nessuno abbia detto come, dove e con quali dati.
Prima di tutto
Una giornata in aula rende le persone veloci su quello che si fa dentro una conversazione: scrivere, riscrivere, riassumere, cercare, controllare. Serve, e si vede subito.
Quello che non fa è costruire sistemi. Un processo che gira da solo, che parla col vostro gestionale e che deve dare sempre lo stesso risultato non nasce in aula: è un progetto, ed è un’altra cosa.
Ve lo diciamo prima, non dopo, perché è la confusione che fa spendere male più soldi in assoluto.
I TRE LIVELLI
Non sono un pacchetto piccolo, uno medio e uno grande. Quasi sempre la vostra domanda è una sola, e da lì esce il livello. Il primo e il terzo si fanno da soli; il secondo no, è il primo più un laboratorio.
Per chi deve mettere ordine e avere in mano l’evidenza di averlo fatto.
Si parte da cosa vi chiede davvero la legge e da cosa non vi chiede. Poi come funziona lo strumento, dove sbaglia con più sicurezza, quali dati non si caricano mai e che differenza c’è fra un account personale e uno aziendale. Nella parte finale si scrive insieme il vostro regolamento interno, con le decisioni prese da voi.
Uscite con la documentazione completa: attestato nominale per ogni partecipante, registro firmato, matrice delle competenze e policy d’uso. È la carta che serve quando ve la chiede un cliente, un bando, un’assicurazione o un committente in gara.
In presenza oppure online.
Per chi ha già capito che l’IA gli serve, ma non sa da che parte guardare. Non si fa da solo: è il primo livello più mezza giornata di laboratorio.
Al primo livello si aggiunge un laboratorio sulla vostra situazione. Ognuno porta due attività ripetitive che gli mangiano tempo, si mettono in fila per quanto costano davvero, e per ognuna vi diciamo se è un lavoro da conversazione, un lavoro da sistema o un lavoro che non conviene toccare.
È teorico, e lo diciamo subito: vi mostriamo dove guardare, non vi mettiamo le mani sulla tastiera. Uscite con la documentazione del primo livello e con una lista di cosa nella vostra azienda si può affrontare, in che ordine.
Per chi vuole che alla sera qualcosa sia già in piedi.
Si lavora sui vostri documenti veri, non su esempi. Si configura lo strumento che userete, si impostano le lavorazioni che tornano ogni settimana, e ognuno costruisce davanti a noi una cosa che il giorno dopo usa. Non è una dimostrazione, è la vostra roba che gira.
Uscite con quello che avete costruito, con le istruzioni per chi non c’era e con la documentazione dell’AI Act inclusa. Alla fine, insieme a chi decide, si scrive la mappa di cosa varrebbe la pena affrontare dopo, con i numeri detti da voi.
| Livello | Se la domanda è | Con cosa uscite |
|---|---|---|
| Che cosa non potete fare01 · Si fa da solo | «Dobbiamo metterci in ordine» | La documentazione completa e il regolamento interno scritto con voi |
| Che cosa potreste fare01 + 02 · Solo insieme al primo livello | «Dove ci serve davvero?» | La documentazione, più la lista di cosa affrontare e in che ordine |
| Come si fa, fatto insieme03 · Si fa da solo, documentazione compresa | «Vogliamo partire» | Quello che avete costruito, in uso dal giorno dopo, documentazione inclusa |
AI Act
L’obbligo esiste e vale da febbraio 2025. Riguarda chiunque usi sistemi di IA nel lavoro, non solo chi li sviluppa, e comprende collaboratori esterni.
A luglio 2026 la norma è stata riscritta: non vi si chiede più di garantire un livello di competenza, vi si chiede di adottare misure documentabili. È un obbligo di mezzi, ed è una differenza che cambia cosa dovete produrre.
Non facciamo valutazioni di conformità, che sono lavoro da studio legale. Facciamo la parte tecnica, quella che riguarda le persone e gli strumenti. Su cosa serve davvero e cosa no abbiamo scritto per esteso in AI Act: cosa deve fare davvero un’azienda normale.
Per questo obbligo non esiste una sanzione dedicata.
Lo diciamo volentieri anche se non aiuta a venderci. Le cifre da decine di milioni che girano nelle mail commerciali riguardano altre violazioni del regolamento. Chi ve le racconta viene smontato dal primo commercialista che passa.
Il peso vero è un altro. La formazione mancante conta come aggravante quando succede qualcos’altro, tipicamente una contestazione sui dati personali, e conta come evidenza che non avete quando qualcuno ve la chiede. Sono due motivi sufficienti, e sono veri.
Se dopo una giornata la risposta è che non c’è niente da automatizzare, ve lo diciamo.
La riga da tenere netta
Questa riga la teniamo netta, perché è quella su cui si spende peggio.
La formazione vi rende veloci su quello che si fa dentro una conversazione. Non vi mette in grado di costruire sistemi che girano da soli sui vostri dati, parlano col gestionale e devono dare sempre lo stesso risultato. Quella è un’altra cosa, ha altri tempi e un altro prezzo, e se ne parla solo se serve davvero.
Su come ragioniamo prima di proporre qualcosa abbiamo scritto per esteso in AI per le PMI.
COME SI PARTE
Mezz’ora in cui capiamo chi c’è in azienda, cosa fanno le persone tutto il giorno e se il vostro problema è mettersi in ordine, capire dove guardare, o partire. Da lì esce quale dei tre livelli ha senso, e a volte esce che non ne ha senso nessuno.
Erik Goi fa consulenza informatica dal 2008 e si occupa di intelligenza artificiale dal 2022, cinque mesi prima dell’uscita di ChatGPT. Apex Labs è il marchio con cui lo fa dal gennaio 2026, da Asti. Chi siamo.